Privacybeleid

Advertime Media (KvK 81127154), Julianaplein 10, 5531 HP Bladel, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals in dit beleid beschreven. Vragen over privacy: rens@advertimemedia.com.

Dit beleid geldt voor onze website advertimemedia.com, onze klantomgeving op app.advertimemedia.com, de advertenties, formulieren en landingspagina's die wij voor onze klanten beheren, en het contact dat wij namens onze klanten met leads hebben.

Voor de gegevens van onze eigen klanten, prospects, websitebezoekers, medewerkers en sollicitanten zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de gegevens van leads die via een advertentie of formulier van een van onze klanten binnenkomen, is die klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker: wij bellen, appen, plannen en registreren in opdracht van die klant. Wilt u weten welk bedrijf uw gegevens heeft gekregen, dan staat dat in de advertentie of het formulier waarop u reageerde, en kunt u het ook bij ons opvragen.

Afhankelijk van uw relatie met ons verwerken wij:

• Leads: naam, telefoonnummer, e-mailadres, adres of postcode, de antwoorden op de vragen in het formulier, de advertentie waarop u reageerde, en de gesprekken, berichten en notities die daarna volgen (bel-uitkomsten, WhatsApp-berichten, afspraken, offertes en opmerkingen daarbij).
• Klanten en prospects: bedrijfs- en contactgegevens, KvK- en btw-nummer, bankgegevens voor incasso, offertes, overeenkomsten, facturen, logins en gebruik van de klantomgeving, en de communicatie met ons.
• Websitebezoekers: technische gegevens zoals IP-adres, browser, bezochte pagina's en cookies of vergelijkbare technieken van de analyse- en advertentietools die wij gebruiken.
• Gebruikers van de klantomgeving: inloggegevens, tijdstip en IP-adres van inloggen en akkoorden, en de handelingen in de omgeving (voor beveiliging, telling en bewijs).

Wij gebruiken gegevens alleen voor deze doelen:

• Het uitvoeren van de overeenkomst met onze klant: leads opvolgen, afspraken inplannen, offertes maken, de klantomgeving aanbieden (grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en voor leads de opdracht van de verantwoordelijke klant).
• Contact met u als lead over het aanbod waarvoor u uw gegevens achterliet (grondslag: uw verzoek via het formulier en het gerechtvaardigd belang van de klant om op uw aanvraag te reageren).
• Facturatie, incasso, boekhouding en het voldoen aan wettelijke bewaarplichten (grondslag: wettelijke verplichting en overeenkomst).
• Beveiliging, fraudebestrijding, kwaliteitsbewaking en het vastleggen van bewijs van akkoorden en tellingen (grondslag: gerechtvaardigd belang).
• Het uitvoeren van ons werk met AI: wij gebruiken eigen en externe AI-modellen en -diensten voor advertenties, teksten, analyses, gespreksvoorbereiding en -samenvatting, offertes en berichten. Gegevens uit de samenwerking (gesprekken, berichten, notities, afspraken, offertes, resultaten) worden daarin ingevoerd en gebruikt om onze software, AI-modellen en kennisbanken te ontwikkelen, te trainen en te verbeteren, ook voor andere klanten, waar mogelijk geanonimiseerd of gepseudonimiseerd (grondslag: gerechtvaardigd belang, en voor leaddata de instructie van de klant als verantwoordelijke).
• Marketing aan bestaande klanten en prospects die daarom hebben gevraagd (grondslag: gerechtvaardigd belang of toestemming; afmelden kan altijd).

Telefoongesprekken kunnen worden opgenomen en WhatsApp-berichten en notities worden opgeslagen, voor de uitvoering van de opdracht, kwaliteitsbewaking, training van onze bellers en als bewijs bij vragen of geschillen. Wilt u niet dat een gesprek wordt opgenomen, zeg dat dan aan het begin van het gesprek.

Wij verkopen geen gegevens. Wij delen ze alleen met:

• De klant in wiens opdracht wij u benaderen (bij leads), zodat die de afspraak kan nakomen en u een offerte kan sturen.
• Leveranciers die voor ons werken (verwerkers): hosting en database (Supabase, Vercel), AI-diensten (onder andere Anthropic en OpenAI), advertentieplatforms (Meta, Google), WhatsApp- en telefoniediensten (onder andere VoidFix), transcriptie (Fireflies), CRM-software (GoHighLevel, in afbouw), betaaldiensten (Mollie), boekhouding (MoneyMonk), e-mail en agenda (Google), en freelance bellers en makers die onder geheimhouding voor ons werken. Sommige leveranciers verwerken gegevens buiten de EER; dan zorgen wij voor passende waarborgen zoals de EU-standaardcontractbepalingen.
• Overheden of toezichthouders als de wet ons daartoe verplicht.

• Leadgegevens en gespreksregistraties: zolang de klant in wiens opdracht wij werken dat nodig heeft voor de opvolging, en daarna tot maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij de klant eerder om verwijdering vraagt.
• Klantgegevens, offertes, overeenkomsten en facturen: gedurende de samenwerking en daarna zeven jaar (fiscale bewaarplicht).
• Logbestanden van inloggen en akkoorden: maximaal 24 maanden, of langer zolang zij nodig zijn als bewijs.
• Websitegegevens en cookies: volgens de instellingen van de betreffende tool, meestal maximaal 26 maanden.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, toegang op basis van rollen, tweestapsverificatie voor beheerders, logging van toegang en akkoorden, en geheimhouding voor iedereen die voor ons werkt. Een datalek dat u raakt melden wij aan de betrokken klant en, waar de wet dat vereist, aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan u.

Onze website gebruikt functionele cookies en, met uw toestemming, analyse- en advertentiecookies (zoals de Meta-pixel en Google Analytics) om te zien hoe de site wordt gebruikt en om advertenties te meten. U kunt cookies weigeren of verwijderen in uw browser; sommige functies werken dan mogelijk niet. De klantomgeving gebruikt alleen cookies die nodig zijn om ingelogd te blijven.

U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van uw gegevens en bezwaar tegen een verwerking, en u kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. Stuur uw verzoek naar rens@advertimemedia.com; wij reageren binnen een maand. Gaat het om gegevens die wij voor een klant verwerken, dan sturen wij uw verzoek door naar die klant en helpen wij bij de afhandeling. Wilt u niet meer gebeld of geappt worden over een aanvraag, dan is één bericht genoeg.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen dit beleid aanpassen als onze diensten of de wet veranderen. De actuele versie staat altijd op app.advertimemedia.com/privacybeleid, met de datum van de laatste wijziging.